נוהל מוצע לאגודות שיתופיות לביצוע רכש

מס'

תיאור הפעולה

אחריות

1

רכישה תבוצע רק אם קיים לגביה מקור מימון מאושר (תקציב שוטף/ מימון ייעודי) . לפני הוצאת בקשה לקבלת הצעות, יאושר הצורך על ידי מנהל.ת הקהילה/מזכיר.ה.

מנהלי.ות מחלקות/יו"ר ועדות.

2

·         עד 2,000 ₪ - יש לקבל הצעת מחיר כתובה אחת.

·         2,000-5,000 ₪ - קבלת 3 הצעות מחיר כתובות מספקים.יות שונים.ות.

·         5,000-75,000 ₪ - קבלת 3 הצעות מחיר כתובות מספקים.יות שונים.ות.

·         מעל 75,000 ₪ - קבלת 4 הצעות מחיר כתובות.

מנהלי.ות מחלקות/ יו"ר ועדות.

מנהל.ת מחלקה ביחד עם מנהל.ת הקהילה/מזכיר.ה  (שתי נק' אחרונות).

3

הוצאת הזמנת עבודה והעברתה לאישור וחתימת 3 מנהל.ת  הכספים, תוך ציון מקור המימון (סעיף תקציבי) ובצירוף כל הצעות המחיר. על גבי ההזמנה יצוינו תנאי התשלום.  במקרה של ספק נבחר שנתי, יש לצרף את –חריג ההזמנה בהתאם למחירים שניתנו ואושרו. אין צורך בצירוף הצעות המחיר בכל פעם מחדש.

מנהלי.ות מחלקות/יו"ר ועדות.

4

העברת הזמנת העבודה לאישור/ התקשרויות שנתיות :

·         עד 5,000 ₪ - מנהל.ת קהילה/מזכירה.

·         מעל 5,000 ₪ - מנהל.ת המחלקה, יו"ר ועדה, מנהל.ת הקהילה/ מזכיר.ה ויו"ר הוועד.

מנהל.ת הכספים

5

לאחר אישור, רישום פרטי ההזמנה בדוח מרכז "הזמנות פתוחות".

מנהלי.ות מחלקות/יו"ר ועדות.

6

ביצוע ההזמנה מהספק.ית.

מנהלי.ות מחלקות/יו"ר ועדות.

7

לאחר קבלת הטובין מהספק .ית על מקבל הסחורה לבדוק אותה, לספור הפריטים ולחתום על תעודת משלוח. העתק מתעודת המשלוח יצורף אחר כך לחשבונית של הספק.ית. יש למלא שם מלא בכתב ברור

מנהלי.ות מחלקות/יו"ר ועדות.

8

הזמנת העבודה המאושרת +טופס דרישה לתשלום מלא וחתום + תעודת משלוח חשבונית מס מקור של הספק.ית + אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור , להנה"ח .

מנהלי.ות מחלקות/יו"ר ועדות.

9

ביצוע התשלום מותנה בקיום תעודת משלוח חתומה ע"י מקבל.ת הסחורה וחשבונית מס כחוק, בהתאם לתנאי התשלום שסוכמו וצוינו ע"ג ההזמנה.

הנהלת חשבונות